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「書類整理でストレスフリー」全集中!在宅ワークの整理術②

在宅ワークにおいて、書類整理はとても重要。しかし、紙類はどんなに片付けても増えていくもの……。そこで整理術の連載2回目は、書類をきちんと管理できる仕組みをお伝えします。在宅ワークの作業効率アップ間違いなし!

今回は、書類整理の仕組みをつくるための、「管理しやすい書類整理の方法」と「書類整理に役立つアイテム」を紹介します。

■超簡単! 4つの流れで書類整理がラクラク完了~♪

まずは書類が散らかってしまう原因を考えてみましょう。在宅ワークで書類が片付かない原因は……
・そもそも書類整理の仕方がわからない
・収納スペースが少なく、保管する場所がない
・持ち運びをしにくい
これらの問題をスッキリ解消していきましょう!

ポイントは、書類整理は下記のような4つの流れをつくること。

早速、流れを具体的に見ていきましょう。

① まとめる場所をつくる

一時的な置き場所として、書類をまとめておく場所をつくります。書類トレーや浅めの収納ボックスに入れ、書類がつねに視界に入る位置に置きます。これは整理を後回しにしないためのポイントです。

② 仕分ける

書類を「要・不要」に仕分けます。ダイレクトメールやチラシなど不要なものは取り除き、個人情報や社内情報が載っている書類はシュレッダーなどで処理します。すぐに処理するのが望ましいですが、ゴミ出しの前日にまとめて処理してもOKです。
封筒に入っているものは中身を出し、封筒と必要ない書類は捨てます。必要なものだけを残すようにすると保管時にかさばりません。とにかく省スペースを目指し、紙類を減らしてください。

③ グルーピング

必要な書類は「契約書」「お金関連」「資料」「取扱説明書」など自分に必要なカテゴリーに分類し、それぞれまとめます。
さらに書類を見直す頻度別、つまり「長期保管」と「一時保管」とに分けておくとわかりやすくなります。

④ 定位置決め

書類を保管する定位置を決めます。使用頻度の高いものほどデスク周りに置いて、すぐに取り出せるようにします。
書類が出し入れしやすい収納アイテムにまとめ、持ち運びしたい書類は、持ち手付きの収納ボックスやキャスター付きワゴンに。どこにどの書類が保管されているのかひと目でわかるよう、必ずラベルを貼ってくださいね。

 

■便利グッズを賢く活用して、ムダな時間を劇的削減!

書類整理の成功のカギは、デスク周りにスッキリ収まり、中身がすぐにわかる収納アイテムを選ぶこと。探す手間のない仕組みをつくっていきましょう。

「ファイルボックス」と「個別フォルダ」を組み合わせる

代表的な収納アイテムは「ファイルボックス」ですが、書類を入れてしまえばOKというわけではありません。ファイルボックスは「個別フォルダ」と組み合わせることで、書類が迷子になるのを防げ、劇的に使いやすくしましょう。

「ファイルボックス」と「個別フォルダ」をセットで使うのがポイント

おすすめは…

無印良品「ポリプロピレンファイルボックス・スタンダードタイプ(ホワイトグレー)」 ¥490(税込) 
コクヨ「個別フォルダー 発泡PP製 A4」(5冊パック) ¥850(税抜)

 

書類が増えても安心な「ドキュメントスタンド」

ファイルボックスと個別フォルダが一体になった「ドキュメントスタンド(A4サイズ)」もおすすめです。
ファイルボックスの場合、書類が増えるとぎゅうぎゅう詰めになって出し入れしにくくなります。でも、ドキュメントスタンドなら書類が増えても幅が広げられるので出し入れがスムーズなまま。棚にきっちり並べるならファイルボックスを、幅に余裕がある棚ならドキュメントスタンドを選びましょう。
ちなみに、ハガキサイズのドキュメントスタンドは、月別にレシートや領収書をまとめるのに重宝しますよ♪

ドキュメントスタンドはA4サイズとハガキサイズを用意すると便利

おすすめは…

セキセイ「セマック ドキュメントスタンド MA-3060」(ポストカードサイズ) ¥462(税込) 
セキセイ「セマック ドキュメントスタンド MA-3100」(A4サイズ) ¥732(税込) 

 

処理が必要な書類はA4サイズの「デスクトレー」で管理

A4サイズの「デスクトレー」があれば、すぐに処理したい書類を見える位置に置いておけます。目の前に書類があれば、処理し忘れる心配がありません。デスクトレーは、ゴミ箱やシュレッダーの近くに置いておくとよいでしょう。

デスクトレーは、A4サイズが入る「幅32×奥行25×高さ4㎝程度」のものが望ましいです。素材は何でも構いません。大切なのはサイズ感。高さのあるデスクトレーは、書類を溜め込んでしまうので高さ5㎝以下の浅いトレーを選びましょう。
また、見えなくなると忘れてしまうので、書類を引き出しに入れたりフタをしたりしないこともポイントです。

筆者自作のデスクトレー。A4サイズなら素材やデザインはお好みで

 

移動がラクラク「キャスター付きワゴン」

「キャスター付きワゴン」は、オンラインミーティングなどで部屋を移動しなければならないときに、書類や道具をまとめて運べます。動かせるので掃除も簡単です。

キャスター付きワゴンに自分に必要な書類や本をまとめた

 

おすすめは…
山善の「バスケットトローリー」:幅46×奥行38×高さ81㎝、耐荷重1段20キロ、全体で60㎏ ¥5,090(税込) 
IKEAの「ロースコグ」:幅45×奥行35×高さ78㎝、耐荷重1段20㎏、全体で60㎏ ¥4,999(メンバー価格¥3,999)税込 

書類破棄の救世主「家庭用シュレッダー」

個人情報が記載されているものをいちいち破いて捨てるのは面倒ですよね。「家庭用シュレッダー」があれば、すぐに処理できて便利です。価格は5,000〜2万円くらいまで幅があります。A4サイズの書類をそのまま裁断できるサイズ感のシュレッダーを選ぶと作業がラクです。
筆者はコクヨのシュレッダー「RELISH(リリッシュ)」(幅17×奥行33×高さ30㎝)を愛用しています。価格も1万円以内でした。

A4の書類がそのまま裁断できるシュレッダーがおすすめ

おすすめは…
コクヨ「シュレッダーデスクサイド S-tray」 ¥7,980(税込) 

スペース不要! 書類をデジタル化する「スキャナーアプリ」が超便利

書類の保管が面倒な場合はデジタル化するのもひとつの手。一時保管するプリントや書類を撮影し、保管期間が過ぎたらデータを削除する方法なら、元の書類は手にした時点で処理できます。書類の見直しをする手間が省けてラク。
経費申告で必要なレシート類をスキャナーアプリでデジタル化しておくのもおすすめです。
参考までにアプリについて書かれた記事を掲載します。
https://app-liv.jp/hobbies/images/1165/

■“不”便利グッズを選んでない? 整理グッズ選びのコツ

書類整理をするときに注意したいのが、手間のかかるアイテムは選ばないこと。ラクな方法を選ばないと書類を溜め込みやすくなってしまいます。
たとえば、「穴あき(リング)バインダー」はパンチで穴を開けるのが面倒ですし、「ポケットタイプのクリアホルダー」は、ポケットに入れ込むのがだんだん手間に感じてしまいます。
整理の際にプチストレスを感じるアイテムは、なるべく使うのを避けましょう。

 

■書類を管理しやすい仕組みをつくり、仕事に全集中しよう!

書類でぐちゃぐちゃのデスクから必要な書類を探すのは、時間のムダでしかありません。だからこそ、書類整理の流れを踏まえ、書類を管理しやすい仕組みをつくることはとても大切です。仕事がスムーズに進んだほうが、時間にも気持ちにもゆとりができますよね。
書類整理のコツを覚えて、仕事に全集中できる環境をつくってくださいね!

 

次回は、在宅ワークで増えたコード類の管理方法をお届けします。

連載①はコチラ

執筆:藤野こと
プロフィール:整理収納アドバイザーと住宅収納スペシャリストの資格を持つライター。主婦歴20年以上の経験を活かしたライフハック、片付けや家事に関する記事を多数執筆。整理収納と住宅関連の記事は年に130本以上手がけている。

 

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